PRIVACY POLICY

株式会社玄海キャピタルマネジメント(以下、「当社」といいます。)は、業務上取扱う個人情報の保護および適正な管理が社会的な責務と考え、関係法令等を遵守するとともに、以下に掲げる個人情報保護の基本方針を定め、役職員に周知の上、確実な履行に努めることといたします。

1. 基本方針

当社は、関係法令等を遵守し、個人情報の適正な取扱いと安全かつ確実な管理運営に努めてまいります。
また、本方針に加え、個人情報保護規程等を定めてこれらを適切に運用し、定期的に監査および見直しを行い、改定してまいります。

2. 個人情報の適切な取得、利用、提供

当社は、適切かつ公正な手段を用いて個人情報を取得し、適切に管理します。第三者から間接的に個人情報を取得する場合も、提供者が不正に入手した疑いがある個人情報は取得しません。
また、個人情報を第三者へ提供・開示等を行う場合は、関係法令等の定める手続きに則って行います。

3. 個人情報の利用目的

当社は、以下の利用目的の達成に必要な範囲内でのみ、個人情報を利用します。

  1. 各種法令に定める権利の行使および義務の履行
  2. 各種法令に基づく各種報告書の作成等
  3. ファンドマネジメント業務、アセットマネジメント業務およびそれらに付随する業務の実施 ファンドマネジメント業務、アセットマネジメント業務およびそれらに付随する業務の実施
  4. 1.ないし3.に掲げる行為に関連する業務の実施
  5. 当社の広報活動(会社情報の提供、イベントおよびアンケート調査等の案内)
  6. 当社の業務への従業員の採用活動
  7. 1.ないし6.の目的の達成に必要な範囲での個人情報の第三者への提供

4. 個人情報の第三者への提供

当社は、関係法令等上認められる場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供しません。

5. 個人情報の取扱いの委託

当社は、お客様の個人情報の取扱いを外部に委託する場合があります。その場合には、個人情報の保護に十分な措置を講じている委託先を選定し、必要かつ適切な監督を行うことにより、個人情報の保護の水準を担保いたします。

6. 個人情報の適正管理

当社は、取得し保有する個人情報を安全に管理し、個人情報への不正アクセス・個人情報の改ざん・破壊・漏洩・紛失等の事故または違反を防止するため、必要かつ適切な措置を講じます。

7. 個人情報の開示、訂正、削除、利用停止等

当社は、取得し保有する個人情報をできる限り正確かつ最新の内容で管理いたします。また、個人情報に関してご本人からお申し出があった場合、ご本人であることを確認の上、関係法令等に基づき、合理的な期間内に適切な範囲内で、開示、訂正、削除、利用停止等の対応を行います。

8. 個人情報保護規程等の改定

当社は、個人情報保護体制の改善のため、本方針および個人情報の保護に関する規程等を継続的に見直し、改定してまいります。

9. 個人情報に関する受付窓口

個人情報に関するご質問、開示、訂正、利用停止のご請求、苦情、ご意見等のお申し出その他お問合せについては、以下の受付窓口までご連絡ください。

Based on the belief that protecting and managing of personal information handled in the course of its operations constitutes a social responsibility, GENKAI Capital Management Co., Ltd., (referred to below as “GCM”) has adopted the following privacy policy, committing itself to comply with relevant laws and regulations, spread awareness of its provisions among officers and employees, and work to ensure its thorough implementation.

1. Basic policy

GCM is committed to complying with applicable laws and regulations, handling personal information in an appropriate manner, and managing that information safely and reliably. We have adopted a series of internal privacy rules to augment this policy, and we are committed to implementing those regulations in an appropriate manner, conducting periodic audits and reviews, and improving them as necessary.

2. Appropriate acquisition, use, and disclosure of personal information

GCM acquires and manages personal information through fair and appropriate means. When obtaining personal information indirectly from a third party, we take steps to ensure that the information has not been obtained improperly and refuse to accept it otherwise. All provision and disclosure of personal information to third parties proceeds in accordance with legally mandated procedures.

3. Purposes for which personal information is used

GCM’s use of personal information is limited to the extent necessary to achieve the following objectives:

  1. Exercise of rights and fulfillment of responsibilities under applicable law
  2. Compilation of reports in accordance with applicable law
  3. Pursuit of fund management, asset management, and associated operations
  4. Pursuit of operations related to the activities described in 1 to 3 above
  5. Pursuit of public relations activities (provision of company information, invitations to events, distribution of questionnaires, etc.)
  6. Recruitment of employees
  7. Provision of personal information to third parties to the extent necessary to fulfill the objectives described in 1 to 6 above

4. Provision of personal information to third parties

GCM does not provide personal information to third parties without the consent of the individual in question, except where allowed by applicable laws and regulations.

5. Outsourcing of operations entailing the handling of personal information

GCM may contract operations entailing the handling of personal information to outside parties. When doing so, we select contractors that have taken sufficient steps to protect the privacy of this information and strive to ensure a high standard of privacy by auditing their operations as necessary and appropriate.

6. Appropriate controls on personal information

GCM has put in place controls to ensure the privacy of the personal information in its possession, including necessary and appropriate measures to prevent accidents or violations such as improper access to information or its alteration, destruction, unauthorized disclosure, or loss.

7. Disclosure, revision, deletion, and cessation of use of personal information

GCM strives to the best of its ability to keep the personal information in its possession accurate and up to date. Upon request by the individual in question, we will disclose, revise, delete, or cease use of personal information to an appropriate extent within a reasonable period of time in accordance with applicable laws and regulations, subject to the confirmation of the individual’s identity.

8. Revision of internal privacy rules

GCM reviews and revises this policy as well as associated privacy rules on an ongoing basis in order to improve its privacy system.

9. Contact for inquiries concerning personal information

Questions, complaints, and suggestions concerning personal information as well as requests for disclosure, revision, or cessation of use should be directed to the following office:

[ 受付窓口 ]

株式会社玄海キャピタルマネジメント
〒810-0041 福岡県福岡市中央区大名2-4-22 新日本ビル3F
TEL:092-739-2355(代表)
受付時間:午前9時30分~午後6時30分(土・日・祝日・年末年始を除く)

[ Contact information ]

GENKAI Capital Management Co., Ltd.
Shin Nihon Building 3F, 2-4-22 Daimyo, Chuo-ku, Fukuoka City 810-0041
Phone : +81-92-739-2355 (Main number)
Hours : 9:30 a.m. – 6:30 p.m. (Closed Saturdays, Sundays, public holidays, and New Year holidays)